Rimborso Trasferta

Trasferta Italia e Rimborso Chilometrico

Partiamo dalle definizioni di trasferta:

• Trasferta Italia (rimborso forfettario): le indennità forfettarie per vitto e alloggio percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale in cui ha sede l’impresa.
• Rimborso Chilometrico: le indennità per l’uso di autoveicolo di proprietà, sulla base dei costi chilometrici individuati dalle tariffe ACI, per trasferte autorizzate.

In questo articolo si analizzano queste due tipologie di rimborso trasferta erogate dal datore di lavoro ai dipendenti/collaboratori. Per maggiori informazioni puoi contattare lo studio commercialista.

Rimborso trasferta aziendale: di cosa si tratta?

Il rimborso trasferta aziendale è erogato dall’impresa ad un dipendente/collaboratore/amministratore per indennizzarlo da spese di viaggi e altri pagamenti effettuati (es. pasti) sostenuti per lavoro.

Esistono diverse tipologie di rimborso spese, quali:

• rimborso spese analitico (o a piè di lista): restituzione esatta dell’intera somma di denaro anticipata dal collaboratore, da giustificare con la tenuta di scontrini e ricevute;
• rimborso spese forfettario: indennizzo a forfait delle spese sostenute dal collaboratore durante la trasferta;
• rimborso spese misto: indennizzo fisso di euro 30,99 (per trasferte in Italia comprensivo del vitto o dell’alloggio) o di euro 15,49 (per trasferte in Italia comprensive sia di vitto che di alloggio) più il rimborso analitico delle altre spese sostenute dal collaboratore.

L’addetto a cui viene chiesta la trasferta non può rifiutarsi, perché è un’attività temporanea che non comporta significative modifiche della vita privata. Il rifiuto alla trasferta è considerato un atto di insubordinazione che legittima il licenziamento da parte dell’azienda.

Non beneficiano del trattamento fiscale qui di seguito descritto, i lavoratori cosiddetti “trasfertisti” per i quali la sede di assunzione costituisce un mero riferimento per la gestione burocratica del rapporto di lavoro e vengono normalmente chiamati a svolgere la propria attività in altro luogo.

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Il rimborso trasferta forfettario

Il rimborso trasferta forfettario si riferisce alle spese sostenute da dipendenti o amministratori dell’azienda per:

• spese di vitto e alloggio;
• spese accessorie;

sostenute al di fuori del territorio comunale.

In questo rimborso, le due tipologie di spesa succitate sono rimborsate integralmente in modo forfettario e non concorrono alla formazione del reddito del lavoratore fino all’importo di:

• euro 46,48 al giorno per le trasferte in Italia;
• euro 77,46 al giorno per le trasferte all’estero.

Gli importi sono considerati giornalieri, non sono influenzati dalla durata effettiva della trasferta.

Si può quindi beneficiare del rimborso spese forfettario anche se l’attività è stata eseguita in poche ore.

L’azienda può riconoscere importi diversi rispetto a 46,48 euro, ma la differenza tra l’importo erogato (se superiore) e il limite di esenzione dovrà essere assoggetta a tassazione sia fiscale che previdenziale.

Con questa tipologia di rimborso, l’azienda non è tenuta a documentare le spese fornendo fatture e giustificativi, né dovrà produrre la nota spese.

La gestione è anche più semplice per il lavoratore che non dovrà preoccuparsi di conservare pezze giustificative, avrà un budget da gestire.

Il rimborso chilometrico – spese trasferta dipendenti

Il rimborso trasferta chilometrico per dipendenti, amministratori e soci

Nel caso il dipendente/amministratore/socio debba spostarsi per svolgere le proprie mansioni e, anziché utilizzare l’eventuale mezzo messo a disposizione dall’azienda, utilizzi un mezzo proprio, o comunque a propria disposizione con contratto di noleggio o leasing, può richiedere il rimborso del costo sostenuto all’azienda.

Il rimborso trasferta chilometrico deve essere determinato sulla base delle Tabelle ACI, predisposte semestralmente, che riportano i costi chilometrici riferiti ai principali tipi di autovetture.

Grazie alle tariffe ACI, che sono diversificate in base alla percorrenza media annuale, è possibile determinare il rimborso chilometrico per i lavoratori.

Le Tabelle ACI prevedono un rimborso per chilometro inferiore all’aumentare della distanza annua percorsa, perché i costi fissi hanno un’incidenza minore via via che aumentano i chilometri percorsi.

La distanza annua percorsa considerata nel computo di tale rimborso è quella complessiva dell’auto, sia per uso privato sia aziendale.

L’azienda deve valutare attentamente la fiscalità del rimborso come di seguito specificato.

Il rimborso chilometrico: fiscalità per il beneficiario

Il dipendente/amministratore/socio a cui spetta il rimborso dell’indennità chilometrica e di trasporto:

• non è soggetto a tassazione ulteriore (netto in busta paga);
• deve essere autorizzato preventivamente dal datore di lavoro, ma non è necessario giustificare l’autorizzazione con specifici documenti.

Il lavoratore è bene che predisponga una nota mensile dei viaggi e delle spese sostenute che verrà rimborsata dall’azienda nella busta paga del mese.

La nota spese può essere predisposta e tenuta anche in forma digitale.

Il rimborso chilometrico: fiscalità per l’azienda

Si riporta l’articolo della norma:

“Per il collaboratore autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel.”

Per cavalli fiscali si intende la cilindrata dell’autovettura, nello specifico per:

• 17 cavalli = da 1505,9 a 1643,3 di cilindrata
• 20 cavalli = da 1930,6 a 2080,1 di cilindrata

L’azienda deduce quindi totalmente il costo del rimborso entro i suddetti limiti e nel caso venga utilizzata un’auto con una potenza superiore in termine di cavalli fiscali, la parte eccedente non può essere dedotta dall’azienda.

Regole per gli amministratori con partita IVA

Gli amministratori che percepiscono il loro compenso tramite fattura e che quindi svolgono l’attività come liberi professionisti (ad esempio ingegneri/architetti nelle società edili o commercialisti) non godono degli stessi vantaggi e regole di cui sopra: infatti i rimborsi forfettari e i rimborsi chilometrici faranno parte del reddito.

Solamente i rimborsi per spese anticipate, con giustificativo a carico del committente (l’intestatario della fattura deve essere la ditta), sono considerati esenti essendo un mero anticipo di denaro.