Strumenti digitali utili ad adempiere molti obblighi legislativi
Con questo articolo vogliamo consigliare l’imprenditore su alcuni strumenti digitali utili, e ormai imprescindibili, ad adempiere molti obblighi legislativi e che possono facilitare anche altre attività necessarie al proprio business.
Approfittiamo inoltre di ricordare agli “installatori di impianti” di utilizzare la nuova modalità telematica per la predisposizione e l’invio delle “dichiarazioni di conformità” (si veda l’ultimo capitolo dell’articolo).
Di quali strumenti digitali deve dotarsi l’azienda?
Abbiamo individuato almeno 4 strumenti digitali imprescindibili per adempiere e velocizzare l’operatività quotidiana dell’azienda:
- FIRMA DIGITALE
- PEC
- SPID
- CASSETTO DIGITALE PER L’IMPRENDITORE
Firma digitale
La firma digitale consente di firmare elettronicamente qualsiasi documento informatico o atto, come se fosse autografato a mano.
Oltre a garantire l’identità del sottoscrittore, la firma digitale assicura l’integrità del documento, che non può essere modificato dopo la sottoscrizione.
La firma digitale è il risultato di un procedimento informatico (strumenti crittografici) che si basa sui concetti di:
- autenticità;
- integrità;
- non ripudio.
La firma digitale si ottiene dai prestatori di servizi fiduciari (es. Aruba, Infocert, Zucchetti) che offrono diverse tipologie di firma digitale:
- smart card;
- chiavetta USB;
- CNS;
- WirelessKey;
- Firma Remota.
PEC
La Posta Elettronica Certificata è ormai obbligatoria per tutte le aziende. Se si vuole conosce la PEC di un’azienda per comunicargli un messaggio si può trovare l’indirizzo PEC sul sito https://www.inipec.gov.it/cerca-pec/-/pecs/companies
Il nostro consiglio è quello di utilizzare sempre la PEC che permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali.
Esempio: siamo un’azienda di Padova e vogliamo ufficializzare un importante contratto con un cliente di Milano. Comodamente seduti sulla propria postazione di lavoro, possiamo firmare digitalmente il documento e inviarlo via PEC all’azienda di Milano. La stessa lo firmerà digitalmente e ce lo restituirà via PEC. Con questi semplici passaggi abbiamo la certezza del contenuto e della data di stipula del contratto (senza dimenticare il risparmio di tempo e di spese postali).
SPID
Ogni imprenditore dovrebbe attivare lo SPID che è il Sistema Pubblico di Identità Digitale che permette di accedere, con un’unica coppia di credenziali (nome utente e password) a tutti i servizi web della Pubblica Amministrazione (es. INAIL, INPS, Agenzia delle Entrate).
Per procedere all’attivazione bisogna registrarsi al sistema pubblico di autenticazione per il quale serve:
- un documento di riconoscimento valido;
- la tessera sanitaria;
- un indirizzo mail;
- il numero di telefono cellulare;
e poi sul sito www.spid.gov.it si sceglie gli Identity provider accreditati (es. Infocert, Poste Italiane); ci si registra e si procede al riconoscimento che può essere di persona, via webcam o tramite carta d’identità elettronica.
Quindi, una volta attivato il sistema, l’azienda può muoversi tra i vari siti della PA ricordandosi una sola coppia di credenziali (in alcuni portali hanno reso obbligatorio l’accesso solo tramite SPID).
Cassetto digitale per l’imprenditore
Il Cassetto Digitale è un servizio delle Camere di Commercio dove si possono trovare comodamente i vari documenti delle CCIAA aggiornati, quali: Visure, atti, bilanci e altri documenti (quali ad esempio le dichiarazioni di conformità trasmesse in via telematica).
Sostanzialmente il Cassetto Digitale è uno spazio cloud gratuito (si fa per dire, considerando le tasse annuali versate in CCIAA) dove si possono consultare e scaricare i suddetti documenti.
Per l’accesso al Cassetto Digitale è necessario avere lo SPID.
Nuova modalità telematica per la Dichiarazione di Conformità
Ormai quasi tutti i Comuni prevedono l’obbligo che le dichiarazioni di conformità degli impianti previste dalla Legge 46/1990 e dal D.M. 37/2008 siano presentate al Comune, e quindi alla Camera di Commercio competente, ESCLUSIVAMENTE attraverso il PORTALE SUAP www.impresainungiorno.gov.it.
Tutte le dichiarazioni di cui sopra presentate con altre modalità (PEC, cartaceo, …) vengono dichiarate IRRICEVIBILI.
La nuova modalità consente all’impresa di predisporre ed inviare telematicamente le “dichiarazioni di conformità impianti” contemporaneamente allo Sportello Unico Edilizia (SUE) del Comune e alla Camera di Commercio, nel pieno rispetto di quanto previsto dal DM 37/2008, assicurandone la conservazione a norma e andando inoltre ad alimentare il fascicolo elettronico d’impresa, con possibilità di essere visualizzate attraverso il cassetto digitale dell’imprenditore.
Scarica qui la guida di Infocamere che illustra come compilare la pratica tramite la procedura informatica fornita ai SUAP dei Comuni che si avvalgono della piattaforma software fornita dal Sistema Camerale.